Dokumentų vizavimas ir tvirtinimas 2PRO sistemoje
Šiuolaikinė sąskaitų faktūrų vizavimo sistema 2PRO – tai paprastas, bet funkcionalus sprendimas, leidžiantis įmonėms automatizuoti dokumentų tvirtinimo procesus, užtikrinti skaidrumą ir sutaupyti vertingą laiką. Mūsų elektroninio vizavimo sistema padeda optimizuoti darbo eigą, sumažinti klaidų riziką ir užtikrinti visišką dokumentų kontrolę.
Kas yra dokumentų vizavimas?
Dokumentų vizavimas – tai elektroninis dokumentų derinimo ir tvirtinimo procesas, kai sąskaitos faktūros, sutartys ar kiti verslo dokumentai perduodami tvirtinti atsakingiems asmenims. Skaitmeninis vizavimas pakeičia tradicinį popierinį procesą, kai dokumentai keliauja iš rankų į rankas, dažnai prarandami ar uždelsiami.
2PRO sąskaitų vizavimo sistema užtikrina:
- Greitą dokumentų judėjimą – nereikia laukti, kol dokumentas fiziškai pasieks tvirtintoją
- Visišką proceso kontrolę – matote, kas ir kada patvirtino dokumentą
- Dokumentų saugumą – visi dokumentai saugomi centralizuotai ir prieinami tik įgaliotiems asmenims
- Auditavimo galimybes – pilna dokumentų vizavimo istorija.
Kaip veikia sąskaitų faktūrų vizavimas 2PRO sistemoje?
1. Sąskaitos įkėlimas į sistemą
Administratorius gauna sąskaitą faktūrą iš darbuotojo ir įkelia ją į 2PRO sistemą. Dokumentas automatiškai priskirtas konkrečiam darbuotojui, užtikrinant aiškią atsakomybę ir apskaitą.
2. Papildomos informacijos nurodymas.
Ši informacija padeda užtikrinti tikslią finansinę apskaitą ir palengvina vėlesnę analizę.
3. Tvirtintojų pasirinkimas
Galite sukurti individualias tvirtinimo schemas pagal jūsų įmonės poreikius ir hierarchiją.
4. Dokumentų tvirtinimo procesas
Kiekvienas pasirinktas tvirtintojas gauna pranešimą apie laukiančią sąskaitą. Jie gali:
Patvirtinti dokumentą, atmesti dokumentą, parašyti pastabą.
5. Proceso stebėjimas realiuoju laiku
2PRO sistemoje matote visą vizavimo proceso būseną:
- Kas jau patvirtino dokumentą
- Kas dar neperžiūrėjo sąskaitos
- Kokie komentarai buvo pateikti
- Kada buvo atlikti veiksmai
Ši skaidrumas užtikrina, kad dokumentai neužstringa ir galite greitai identifikuoti bet kokius vėlavimus.
6. Galutinis patvirtinimas ir perdavimas buhalterijai.
Kvalifikuotas elektroninis parašas – papildomas saugumo lygis
Jei jūsų įmonė reikalauja aukštesnio saugumo lygio ar teisinės galios, 2PRO sistema leidžia pakeisti paprastą tvirtinimą į pasirašymą kvalifikuotu elektroniniu parašu.
Kvalifikuotas elektroninis parašas: - Turi tokią pat teisinę galią kaip ir ranka rašytas parašas - Atitinka eIDAS reglamento reikalavimus - Užtikrina dokumentų autentiškumą ir nepakeičiamumą - Tinka sutartims, įsakymams ir kitiems teisiškai svarbiems dokumentams.